企業志工時數怎麼證明？寫進永續報告書前的三個問題

一筆志工時數要能寫進永續報告書，需要回答三個問題：活動確實發生過、實際到場幾個人待了多久、這個數字由誰確認。 照片和簽到表可以回答前兩題的一部分，第三題通常需要另一方的紀錄來對照。

為什麼照片和簽到表還不夠

志工日結束後，手上常見的是三樣東西：活動照片、簽到表、一張感謝狀。

它們都很珍貴，只是各自說明的事情有限。照片說明有人來過，但說明不了待了多久；簽到表多半在報名或到場時簽，不等於實際參與的時數；感謝狀則是一份心意，不是紀錄。

平常這不太會造成困擾，但遇到以下幾種情況，就會需要更完整的紀錄：

• 永續部門要把數字寫進 GRI 413-1（在地社區參與），需要標明統計期間與計算方式。
• 主管問起「這 200 人時是怎麼算的」。
• 外部確信或評鑑程序抽查佐證。

同一場活動，兩邊各留一份紀錄

思凡的做法，是讓同一場活動有兩份各自獨立的紀錄，再互相對照。

農場端：社福機構的社工在當週週報裡記下來訪的企業、實際到場人次與活動時數。有企業來訪的週報一律由管理員人工審核後才生效。

企業端：思凡後台記下這一團屬於哪一家企業、由哪一家旅行社承辦，以及申報的人數與時數。

對照的五個步驟

兩份紀錄會依序確認這五件事：

1. 這場活動對應到哪一座農場的哪一週：有了週次，才找得到對應的週報。
2. 那一週的週報已經審核完成：還在填寫或審核中的週報，先不列入。
3. 週報裡記到了這場來訪：農場端也有紀錄，兩邊才對得起來。
4. 記到的是同一家企業：同一座農場同一週可能接待兩家企業，比對名稱是為了不把時數算錯家。
5. 人時的差距在 10% 以內：企業申報值與週報的值差距超過 10%，就先視為還沒對上。

五個步驟都確認之後，這場活動會標示為「已查證」，並產生一句可以引用的揭露文字，註明對應的是哪一份週報。

對不上的時候

兩邊的紀錄還沒對上時，這場活動先不產生可揭露的數字，也不改用企業自己填的數字代替。

後台會列出原因，例如週報還沒審核、企業名稱不一致、或兩邊人數差得比較多，接著由人去確認是哪一邊需要更正。更正之後重新對照，通過了就會產生數字。

會留一個容許範圍，是因為企業端手上常是報名人數，農場端記的是實際到場人數，兩者本來就可能有落差。範圍完全不留，正常的落差也會被擋下來；放得太寬，查證又失去意義。10% 是目前採用的設定，寫在系統裡，不由現場判斷。

一條到目前為止還沒用到的規則

老實說，這套對照機制到現在還沒有擋下過任何一場活動。

到目前為止，每一場企業志工日的兩份紀錄都對得上——報名幾個人，就是那幾個人走進田裡。這大概和來訪的方式有關：團體一起出發、一起回去，不太會有人中途離開。

那為什麼還要留這道程序？因為它要回答的不是「這一場有沒有問題」，而是「如果有問題，你們看得出來嗎」。一套只有在出事時才啟動的機制，平常看起來確實像多餘的工。但永續報告書上的數字是要簽名的，簽名的人有資格問一句：萬一兩邊對不起來，你們會怎麼處理。

我們的回答是：先不產生數字，列出兩邊各是多少、差幾個百分點，由人去問清楚，補正之後再重新對照。目前的容許範圍設在 10%，寫在系統的設定裡，不由現場判斷。

希望這條規則一直用不到。但它得在那裡。

這份紀錄說明了什麼

可以說明的：活動在哪一天、哪一座農場進行，實際到場多少人、待了多久，由誰填報、誰確認、誰審核，以及可以回溯到哪一份週報。

需要照實標示的：

• 這些數據屬於思凡與合作農場的自主聲明，附佐證文件與稽核軌跡，尚未經會計師事務所或驗證機構查核。
• 佐證範圍限於與思凡契作的社福機構農場，不涵蓋貴公司的整體供應鏈。
• 標示的是「資料品質」，也就是數字怎麼產生、由誰確認，不是 ISAE 3000 或 ISSA 5000 所稱的確信等級。

企業會收到的內容

活動結束、對照完成後，企業會收到一份社會參與的佐證報告（PDF），內容包括：

• 參與明細：逐場列出日期、農場、活動內容、人數與時數，並標明對應的週報。
• 揭露框架對應：GRI 413-1、SDGs 的對應，以及每一項的資料品質。
• 可以引用的揭露文字：一段包含期間、場次、人次、人時與資料來源的句子，可以直接放進永續報告書。
• 資料性質與責任邊界：清楚寫明這是自主聲明，尚未經外部確信機構查核。
• 三方的角色：思凡負責安排與資料彙整、社福機構農場是活動場域、旅行社是承辦單位。

常見問題

志工時數是誰確認的？

由該農場在當週週報中記錄，經管理員人工審核後生效。企業端填寫的數字是「申報值」，用來和週報對照，不會單獨成為對外揭露的依據。

企業記的人數和農場記的不一樣，怎麼辦？

差距在 10% 以內時，會以農場端審核後的數字為準。超過 10% 時，後台會列出兩邊的數字與差距，確認哪一邊需要更正後再重新對照。

一場志工日大概能留下多少人時？

以 20 人參加半日（4 小時）來算是 80 人時。實際數字以管理員人工審核後的值為準，不以報名人數推估。

我們已經有 ISO 20400，還需要這份紀錄嗎？

ISO 20400 是永續採購的制度指引，這份紀錄補上的是實際執行的情形，兩者可以一起使用。每一項數字的資料品質怎麼判定，寫在數據方法論，即時的公開版本在永續數據儀表板。

責任邊界

寫進報告書之前，這幾件事請先放在心上：

1. 本文的佐證範圍限於思凡合作農場的供應鏈，不涵蓋貴公司其他的供應商。
2. 思凡提供的是實施情形的參考素材，不構成合規認證，揭露與否仍由貴公司判斷。
3. 數據屬於思凡與合作農場的自主聲明，附佐證文件與稽核軌跡，尚未經外部確信機構查核；物種鑑定使用 iNaturalist，農藥殘留由外部機構檢驗。
4. 平台總數不等於單一企業的成效，貴公司可以引用的是依合作方式歸屬後的部分。
5. 本文的數據請勿用於碳匯或碳中和的宣稱，那需要方法學、基準線與外加性證明，這三樣我們都沒有。